8 prawd i mitów na temat podejścia warsztatowego
Kompleksowe podejście warsztatowe jako metoda poszukiwania strategii marketingowych i biznesowych jest dziedziną stosunkowo nową. I jak to bywa z nowościami, niekiedy traktowane są z pewną podejrzliwością, a dookoła nich narasta sporo mitów i przekonań, które często z rzeczywistością mają niewiele wspólnego. Dlatego postanowiliśmy rozprawić się z kilkoma z nich. Oto 8 prawd i mitów na temat podejścia warsztatowego na bazie metody RECREA.
1. Podejście warsztatowe to zwykła burza mózgów!
Nie.
Jeśli przyjmiemy, że burza mózgów to proces kreatywny, w ramach którego kilka osób inspirując się nawzajem, wymyśla rozwiązania danego problemu, to podejście warsztatowe faktycznie jest w wielu miejscach podobne do tradycyjnego brainstormingu.
Jednak różnic jest sporo. Po pierwsze jest to złożony proces, podczas gdy burza to zwykle pojedyncze, krótkie spotkanie. Proces, na który składa się nie tylko sam warsztat, ale również staranne przygotowanie oraz praca powarsztatowa, w ramach której analizowany jest uzyskany materiał i dopiero na jego podstawie, formułowane są rozwiązania kreatywne lub strategie marketingowe. Po drugie: celem burzy jest zwykle rozwiązanie bardzo konkretnego, doraźnego problemu. Warsztaty strategiczne będące częścią procesu RECREA trwają 1 lub 2 dni i służą wypracowaniu kompleksowych rozwiązań, takich jak modele marek czy strategie biznesowego rozwoju firmy. Po trzecie, podczas gdy burza może być prowadzona praktycznie przez każdego, warsztat w przypadku RECERA prowadzi doświadczony facylitator dysponujący metodami pozwalającymi lepiej zarządzać przebiegiem pracy i docierać do głębszych i bardziej złożonych rozwiązań kreatywnych.
2. Warsztat strategiczny to strata czasu / warsztat strategiczny to wielka oszczędność czasu.
Ani jedno, ani drugie.
Podejścia warsztatowego nie należy brać pod uwagę w kontekście czasu, ale potencjału jaki daje praca zespołowa osób posiadających wiedzę, doświadczenie i wolę znalezienia rozwiązania. Metoda RECREA to połączenie pracy warsztatowej z tradycyjną pracą agencyjną. Biorąc pod uwagę czas potrzebny na przygotowanie warsztatów oraz opracowanie pozyskanej w trakcie ich przebiegu „surówki”, nie jest on ani krótszy, ani dłuższy od tradycyjnego podejścia projektowego. Wartością dodaną jest jednak zaangażowanie pracowników i wykorzystanie ich wiedzy z jednej strony oraz doświadczenia i obiektywnego spojrzenia agencji z drugiej.
3. „Po co nam facylitacja, sami sobie poradzimy”.
OK. Pamiętajmy jednak, że facylitator nie tylko jest „przewodniczącym spotkania”. Do jego zadań należy m.in.: definiowanie wyzwania warsztatowego, przygotowanie zadań, odpowiednie ich poprowadzenie, wyczuwanie nastrojów i „energii” grupy w czasie warsztatów i odpowiednie reagowanie przez modyfikowanie agendy na bieżąco, motywowanie uczestników do pracy, itd. Facylitacja wymaga sporego doświadczenia oraz fachowej wiedzy.
4. „Obowiązkiem facylitatora jest wyciągnięcie z nas rozwiązania kreatywnego”
Nie. Facylitator jest organizatorem i przewodnikiem procesu, a nie jego właścicielem.
Istotą podejścia warsztatowego jest świadomy i aktywny udział uczestników – korzystanie z ich wiedzy, doświadczenia i inicjatywy. Zadaniem prowadzącego jest stworzenie maksymalnie komfortowych warunków, umożliwiających efektywną pracę grupy.
Jednak proces RECREA nie kończy się wraz z zakończeniem warsztatu, a klient nie jest pozostawiony jedynie z zapiskami. Zamiast tego następuje proces powarsztatowy, w ramach którego agencja analizuje uzyskany materiał i formułuje rozwiązania – np. strategię marketingową lub plan komunikacji. W tym zakresie RECREA stanowi połączenie pracy warsztatowej z tradycyjną pracą konsultingową, a osoba wcześniej pełniąca funkcję facylitatora bierze w niej aktywny udział.
5. Warsztat strategiczny lub kreatywny jest najlepszym rozwiązaniem w każdej sytuacji.
Nie, ale jego zastosowanie jest bardzo szerokie. Zasadniczo warsztaty to metoda polegająca na wspólnej analizie wyzwań i wypracowywaniu rozwiązań – najczęściej nieoczywistych.
Za każdym razem, gdy problem wymaga dyskusji, wspólnego poszukiwania nowych pomysłów, skonfrontowania punktów widzenia czy połączenia ze sobą fragmentów wiedzy różnych osób – warsztat to opcja, którą można i należy rozważyć.
6. Prezes na warsztatach strategicznych musi być obecny!
To zależy od prezesa. I nie chodzi tylko o prezesów, ale jakiekolwiek osoby będące wysoko w hierarchii organizacji, np. dyrektorów czy managerów. Nasze doświadczenia wskazują, że obecność takich osób na warsztatach nie ma negatywnego wpływu na efektywność pracy, o ile osoby te przestrzegają tych samych zasad co pozostali uczestnicy.
W szczególności wstrzymują się od oceniania pomysłów (lub co gorsza: pomysłodawców) i kategorycznego rozsądzania co jest dobre lub niedobre albo możliwe lub niemożliwe. Wręcz przeciwnie: często prezesowie wnoszą spory wkład energii i świecą pozytywnym przykładem.
7. Warsztat kreatywny to dobra okazja, żeby przyjrzeć się pracownikom i ocenić ich pracę.
Zdecydowanie nie. Warsztaty strategiczne czy kreatywne nie powinny pełnić funkcji assessment center. Nie są ani projektowane z myślą o takiej roli, ani przez osoby mające kompetencje w dziedzinie HR. Poza tym ich uczestnicy nie powinni czuć się w żaden sposób sprawdzani, czy oceniani. Zachęcamy, by każdy pomysł na warsztatach był traktowany przez grupę jako wspólny, który można rozbudowywać, modyfikować lub kopiować.
8. Warsztat strategiczny jest udany tylko wtedy, gdy na koniec dnia warsztatowego rozwiązanie jest widoczne.
Nie. Uczestnicy wkładają w warsztat dużo wysiłku. Chcą widzieć jego efekt. To oczywiste.
Jednak trzeba pamiętać, że warsztat jest kluczowym, ale nie jedynym elementem procesu RECREA. Dopiero przejście całej ścieżki, włącznie z analizą materiału warsztatowego i formułowaniem wniosków daje kompleksowe, ostateczne rozwiązanie np. w formie kompletnej strategii marketingowej. Z drugiej strony na warsztaty strategiczne składa się cykl zadań. Każde z nich w widoczny sposób przybliża do rozwiązania, co zazwyczaj jest źródłem sporej satysfakcji dla uczestników.
Podsumowując: Proces kreatywny, taki jak stosowany przez QA Comms proces RECREA, jest złożony, praca warsztatowa jest jego ważnym, ale nie jedynym elementem. Służy do rozwiązywania złożonych problemów i tworzenia strategii marketingowych, biznesowych lub komunikacyjnych. Pozwala wykorzystać wiedzę i opinie przedstawicieli firmy czy marki i wypracowuje przy głównie ich udziale pomysły kreatywne, w które wierzą i z którymi się identyfikują.